Im Themenbereich Business Collaboration gibt es sehr vielfältige Angebote auf dem Markt. Leider stellen sich diese oft als problematische Teil- oder Punktlösungen heraus. Zu den wichtigsten Limitationen gehören:

Problem	Beschreibung
Kein Kontext	Für Projektdaten gibt es keinen zentralen Kontext. Die Daten sind üblicherweise stark fragmentiert. Sie sind in den Email In-Boxen der verschiedenen Mitarbeiter, auf dem File Server, im Intranet usw. zu finden. Das Problem potenziert sich mit externen Projektmitarbeitern.
Limitierter Zugriff	Der Zugriff auf Daten ist normalerweise limitiert. Wenn man sich ausserhalb des Firmennetzwerks befindet, muss der Zugriff mit spezieller VPN Software erfolgen. Wenn man keine Internet Verbindung hat, stehen die Daten meistens gar nicht zur Verfügung.
Keine Echtzeit	Die Zusammenarbeit kann nicht in Echtzeit erfolgen. Man schickt einander Emails ohne zu wissen, ob und wann die Nachricht gelesen wird. Zunehmend werden Instant Messaging (IM) Tools populär, wobei diese nicht integriert sind und neue Sicherheitsrisiken bergen.
Keine Handlungsfreiheit	Will man externe Projektmitarbeiter ins Team einladen und Zugriff auf Projektdaten öffnen, so sind typischerweise aufwendige Berechtigungsverfahren über zentrale Administratoren notwendig. Eine einfache und schnelle "pro Projekt" Teilnahmberechtigung ist nicht möglich.
Keine Mobilität	Alle existierenden Lösungen, welche nicht in der Lage sind selektiv Projektdaten zu replizieren, d.h. automatisch auf PCs oder Notebooks der Teilnehmer zu kopieren, unterstützen Mobilität nicht oder ungenügend. Ein intelligenter Synchronisier-Mechanismus ist notwendig.
Keine persönlichen Daten	Viele Applikationen sind zu stark Projekt- oder Anwendungs-orientiert. Es sind nur und ausschliesslich Projektspezifische Daten erfassbar, ohne das persönliche Datenmanagement des Benutzers Projekt-übergreifend zu berücksichtigen.
Keine Effizienzverbesserung	Nicht-repetitive, Projekt-orientierte sowie andere ad hoc Prozesse der kollaborativen Teamzusammenarbeit, sind ungenügend gut unterstützt. Den Mitarbeitern werden zwar Tools hingestellt, ohne jedoch die Wissensprozesse zu optimieren.
Beziehungsmanagement	Unter Beziehungsmanagement wird leider oft eine zentrale Adressdatenbank (CRM System) verstanden. Dabei sollte der aktiven Einbindung von Kunden, Partnern und externen Mitarbeitern ins Geschäftsnetzwerk eine viele grössere Rolle beigemessen werden.
Limitierte Wissensverwaltung	Das in Projekten gesammelte Wissen wird ungenügend gut gesammelt, strukturiert und anderen Mitarbeitern bereitgestellt. Das Problem ist primär der fehlende Kontext. Ausserdem sind die Informationselemente nicht oder ungenügend untereinander vernetzt.
Starre Systeme	Anwendungen sind oft in sich geschlossene Systeme, welche sich nicht oder nur sehr aufwendig anpassen lassen.
Sicherheit als Problem	Die grosse Angst vor Fremdzugriffen auf die Firmendaten ist zum Teil berechtigt, doch führt sie zu neuen Problemen. Man schottet sich mit Firewalls und anderen Mitteln so stark ab, dass die intelligente Einbindung von externen Personen verunmöglicht oder zumindest stark behindert wird.
Integrationsprobleme	Wenn man zu viele isolierte "Tools" einsetzt, ergeben sich zwangsläufig komplexe Integrationsprobleme. Aufwendig integrierte Systemlandschaften sind zudem schwierig und nur sehr teuer zu pflegen.