Collanos Blog

I am a paperless worker. As a consequence my MacBook Pro is my permanent companion. I only leave home taking it with me. Without I am lost.

Over time quite some critical data got stored on my notebook. But frankly, I not making backups as seriously as I should. There has been a permanent risk to lose data. Installing and using Collanos Workplace rapidly reduced it!

But isn’t Apple’s Time Machine explicitely designed for this purpose? Yes, I work with it, but it just needs to much time and I need to launch on purpose sitting in the office.

How did Collanos reduce risk of data loss for me?
I installed “Collanos Workplace” both on my my notebook and on my desktop computer - as described on Collanos Forum, each installation used with an own “Collanos Name”. Collanos Workplace does not yet allow to use multiple installations with the same user name. Hint: Register one Collanos name for every installation of Collanos Workplace you run.

On my notebook I have quite a number of workspaces where I share data with the different teams I am member of. In each of these team spaces I invite my Desktop Collanos Workplace user. On the road I open my documents and notes from within Collanos Workplace, rather than from the harddisk or from within Mac’s Finder. As soon as I change a file, it is synchronized with my desktop. The same happens when I am in the office. Collanos Workplace is permanently keeping my computers’ data in sync.

This background replication works so well that I do not really need any additional backup anymore. Should something happen to the data on my notebook I just reinstall Collanos Workplace and invite my Notebook’s Workplace from the desktop into the team spaces again. And a little bit later all my data is back.

Isn’t that cool? It is so cool that I do rarely launch Time Machine - as before Collanos but now with much less risk - and if I do so, just to backup my emails. I am convinced that in the future Collanos will even support me in this task.

When Email isn’t enough anymore

How do you organize your hundreds of emails? How do you find attachments? And how do you navigate and identify the relevant information in the response mail to the response mail of the response mail? If you ask yourself such questions regularly, it is time for a change. Time to use a new solution and to work differently.

Collanos workplace allows to work in teams without the need of permanently sending emails. Data is exchanged within the team directly. Workplace is the home of team workspaces, work areas for teams. Users invited to spaces work with team data and communicate with team members.

Stored team data can be manifold: Chats, dicussions, tasks, files or team notes.

And data exchange between team members does NOT need a server. It just runs on the team member’s computers on Windows, Mac or Linux. It works through firewalls and stored data as well as the internet communication between the team members is secure.

To be part of the global Collanos network, you only need to register at the first start and request a Collanos name for your installation. Registration and use of Collanos Workplace is free.

Check it out. Soon you will only use email to communicate with those people who do not have Collanos Workplace installed yet on their computer.

Wenn eMail nicht mehr genügt

Wie organisieren Sie ihre Hunderten von eMails? Wie finden Sie die Anhänge Ihrer eMails wieder? Und wie finden Sie vor lauter Antwort auf die Antwort einer Antwort den richtigen Inhalt? Wenn Sie sich regelmässig solche Fragen stellen, ist es Zeit, eine Veränderung vorzunehmen und mit einem neuem Produkt etwas ganz anders zu machen.

Collanos Workplace ermöglicht, im Team zu arbeiten, ohne permanent eMails versenden zu müssen. Daten werden innerhalb des Teams ganz einfach direkt ausgetauscht. Workplace beherbergt Arbeitsbereiche, Workspaces genannt, für Teams. Benutzer, die zu diesen eingeladen sind, können mit dort abgelegten Daten arbeiten und im Team kommunizieren.

Abgelegte Daten in einem Arbeitsbereich können sehr vielfältig sein: Chats, Diskussionen, Tasks, Dateien oder Teamnotizen.

Der Datenaustausch unter den Teammitgliedern benötigt man KEINEN Server. Und Collanos Workplace läuft für Teammitglieder auf Windows, Mac oder Linux. Er funktioniert durch Firewalls und die sowohl die gespeicherten Daten wie die Kommunikation über das Internet zwischen den Teilnehmer ist sicher.

Um im globalen Collanos-Netzwerk mit dabei zu sein, muss man sich lediglich beim ersten Aufstarten anmelden und für den Workplace einen Collanos Namen beantragen. Sowohl die Registrierung wie auch die Nutzung von Collanos Workplaces ist kostenlos.

Probieren Sie es mal aus, Sie werden das eMail nur noch zur Kommunikation mit denjenigen verwenden, die noch keinen Collanos Workplace installiert haben.

Vergiss ruhig den Backup!

Wer mich kennt, weiss: Ich arbeite fast ganz ohne Papier und ohne meinen MacBook Pro gehe ich nicht ausser Haus. Mein Notebook ist mein permanenter Begleiter. Ohne ihn geht einfach nichts.

So habe ich ziemlich viele Daten auf meinem Notebook. Backups mache ich aber trotzdem nicht immer so seriös, wie es sein sollte. Ich lebe täglich mit der Gefahr eines Datenverlustes. Die Installation von Collanos Workplace hat nun das Risiko eines Datenverlustes bei mir rapide gesenkt!

Wäre nicht Apple Time Machine genau für diese Aufgabe gedacht? Ich arbeite schon damit, aber ganze ehrlich: es braucht einfach zu viel Zeit und läuft auch nur, wenn ich es im Büro explizit starte.

Wie konnte Collanos nun das Risiko eines Datenverlustes für mich senken?

Ich installierte ‘Collanos Workplace’ auf meinem Notebook sowie auf meinem Desktop (ganz korrekt nach Anweisung vom Collanos Forum - je mit einem eigenen ‘Collanos Name’, so dass beide eindeutig ansprechbar sind. Collanos Workplace unterstützt nämlich noch keine Benutzer, die auf mehreren unterschiedlichen Geräten (Devices) mit dem gleichen Namen arbeiten. Also pro Collanos Workplace Installation und Gerät ein neuer ‘Collanos Name’).

Auf meinem Notebook habe ich verschiedene ‘Workspaces’ eingerichtet und lade von dort immer meinen ‘Collanos Workplace’ auf dem Desktop Rechner als Teammitglied in die Spaces ein. Unterwegs, ob online oder nicht, öffne ich meine Dokumente und Notizen, statt direkt von der Harddisk - also statt im Mac Finder - aus dem ‘Collanos Workplace’. Sobald ich eine Datei ändere, wird diese umgehend mit dem Workspace auf dem Desktop Computer synchronisiert. Und bin ich im Büro, dasselbe: ‘Collanos Workplace’ läuft immer mit und ist auf dem neuesten Stand.

Die Synchronisation läuft so gut, dass ich keine weitere Sicherung mehr brauche. Im Notfall, wenn meinem Notebook etwas passiert, installiere ich ‚Collanos Workplace’ einfach neu und lade mich von den synchronen Workspaces auf dem Desktop wieder ein. Schon habe ich alle meine Daten wieder auf dem Notebook.

‘Cool’ nicht? So ‘cool’, dass ich Time Machine kaum noch anstosse und wenn schon, nur um meine Mails zu sichern. Es geht bestimmt nicht mehr lange und Collanos nimmt mir auch dies noch ab.

Probiert es doch auch aus.

The popular German business magazine “brand eins” has a great story about European entrepreneurs moving to California to start, re-launch, invigorate or otherwise promote their start-up companies. The article contains bits and pieces about Collanos Software, which had also launched its US activities in 2006-2007 with the help of the Swiss start-up promotion agency “CTI Start-up“. We started our US activities based out of “swissnex San Franciso“, a Swiss innovation incubator and networking hub.

Our legal counselor in the US, Achim Hölzle with FeldbergPacific Law Group, made it even to the double-page cover picture (guy on the right) of the story!

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