Es gibt schon seit vielen Jahren etliche Ansätze für die Zusammenarbeit von Teams, die „Collaboration“, angefangen von eMails über Groupware bis hin zu Team-Portalen für das Intranet oder Chat-Lösungen. Manche davon haben sich etabliert, andere sind – bestenfalls – auf dem Weg zu etablierten Lösungen. Doch wenn man sich einmal die Herausforderung „Collaboration“ aus Anwendersicht betrachtet, wird schnell deutlich, dass noch einiges im Argen liegt.
Wer innerhalb seines Unternehmens mit anderen Personen zusammenarbeiten muss, hat es dabei noch relativ gut – zumindest wenn das Unternehmen eine feste Struktur hat und beispielsweise eine Lotus Notes/Domino-Infrastruktur anbieten kann, die ja – mit der Version 8 und den Notes-Aktivitäten – auch bei der flexiblen Kollaboration einen deutlichen Sprung gemacht hat, nur eben in relativ starren Enterprise IT-Infrastrukturen. Ganz anders ist die Situation für mobile Benutzer und für kleinere Unternehmen mit eher virtuellen Strukturen, ebenso wie für temporär angelegte virtuelle Arbeitsstrukturen über Unternehmensgrenzen hinaus.
Das typische „Collaborations“-Werkzeug ist hier eMail. Wer hat nicht schon unter übervollen eMail-Boxen gelitten? Und wer kann schon effizient mit den ganzen Attachments von Mails umgehen? Letztlich ist eMail ein wichtiges Medium, aber für viele Aufgaben schlicht nicht geeignet.
Hinzu kommt, dass man mit zusätzlichen Chat-Programmen und anderen Mechanismen immer mehr neue Tools bekommt, die im Ergebnis nicht zur Vereinfachung der Kommunikation beitragen, weil man einfach zu viele verschiedene Kommunikationssysteme und –wege hat. Skype-Chats sind zwar nett und die Ergebnisse werden auch protokolliert. Aber wer schaut schon wirklich nach, was in den Chat-Protokollen steht?
Wenn man das Thema unter dem Blickwinkel der Anforderungen des typischen mobilen Benutzers betrachtet, der in virtuellen Strukturen arbeitet, wird schnell deutlich, dass hier viele der klassischen Ansätze nicht funktionieren. Und diese Gruppe von Benutzern ist nicht klein: Der frei arbeitende Unternehmensberater, kleine und innovative Unternehmen, Forschungsverbünde und viele andere Beispiele lassen sich hier nennen.
Lösungen, die eine eigene Server-Infrastruktur erfordern, fallen hier typischerweise schon weg. Denn es gibt meist niemand, der die Infrastruktur aufbauen und verwalten könnte, von Detailproblemen wie der Bandbreite für den Zugriff auf eigene Server und die höheren Provider-Kosten für Anbindungen mit fixer IP-Adresse und Sicherheitsproblemen mal ganz abgesehen. Also eben kein Lotus Domino, kein Microsoft Exchange – das ja ohnehin mehr Mail als Collaboration ist – und auch kein anderes System aus dieser Kategorie.
eMail alleine reicht auch nicht aus. WebDAV und irgendwelche Ablagen im Internet sind auch nicht die Lösung, schon aus Gründen der Sicherheit. Was bleibt also? Gehostete Microsoft Sharepoint-Lösungen oder andere solche web-basierenden Collaborations-Infrastrukturen könnten eine Lösung sein. Aber erstens ist das Hosting selten wirklich günstig. Zweitens hat man auch hier einen gewissen administrativen Aufwand. Und drittens scheitert das Konzept spätestens dann, wenn man im Zug sitzt und keine stabilen Internet-Verbindungen hat. Für mobile Nutzer ist es keineswegs optimal, nur web-basierend zu arbeiten. Immerhin haben Web-Lösungen aber den Vorteil der Plattformunabhängigkeit.
Für die Anforderungen der betrachteten Benutzergruppe braucht man aber ein Tool, mit dem man offline arbeiten kann. Man braucht ein Werkzeug, das auf verschiedenen Plattformen einsetzbar ist. Und man braucht eine Lösung, die bei Bedarf auch über das Web erreichbar ist – und zwar vor allem, um Personen aus größeren Unternehmen einbinden zu können, mit denen man in einem Projekt zusammenarbeitet und bei denen die IT-Richtlinien die Installation einer lokalen Anwendung verbieten. Mit der Lösung sollte man Dokumente austauschen, Kalender verwalten, Tasks pflegen und andere Grundfunktionen durchführen können – und das in möglichst einfacher Weise. Und wenn man mehr als einen Rechner nutzt, sollte man doch immer auf die gleichen Daten zugreifen können. Dazu noch integrierte Chat- und vielleicht sogar VoIP-Funktionen für die Kommunikation innerhalb der virtuellen Teams, und „schon“ hat man ein Werkzeug, mit dem der mobile, virtuelle Mensch viel besser arbeiten kann als mit eMails und anderen Ansätzen.
Genau auf diesem Weg befindet sich Collanos mit seinem Collanos Workplace. Einiges ist schon da, wie die Plattformunabhängigkeit und die Offline-Fähigkeit. Anderes findet sich in der Roadmap, angefangen von der VoIP-Integration über die gehosteten Online-Dienste, mit denen man auch über den Browser arbeiten kann und eine einfachere Nutzung von mehreren Rechnern aus. Und das Ganze in einer Form, die einfach nutzbar ist. Ein anderes Tool in diesem Marktsegment ist Microsoft Office Groove, das aber eher in Ergänzung zum Microsoft Exchange Server gegen Lotus Notes/Domino 8 positioniert ist. Hier fehlt beispielsweise auch die Plattformunabhängigkeit.
Das heißt nicht, dass man in solchen Strukturen weiterhin eMails nutzen wird. Aber: Man wird viele Informationen einfacher nutzen können als bisher. Und in einer Weise, die für die große Gruppe der mobilen, in virtuellen Strukturen arbeitenden Menschen angemessen ist.
Über den Autor:
Martin Kuppinger ist IT-Analyst und Gründer des Analystenhauses Kuppinger Cole + Partner. Zudem arbeitet er gelegentlich als freier Journalist und hat im Laufe der Jahre mehr als 50 IT-Fachbücher verfasst.
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