Collanos Blog

For some years, several approaches to efficient work in teams, generally called Collaboration, have been initiated, from e-mail and groupware up to Intranet team portals or chat solutions. Some of them are well-established now, for others it is – at best – still a long way to get there. If you consider the challenge of collaboration from the users`point of view, it becomes quickly apparent that there is still a want for improved concepts.

Staff members working in teams within their company are comparably well off – at least if the company structure is a solid one, for example implementing a Lotus Notes/Domino infrastructure. Version 8 of Lotus Notes/Domino together with the Notes-activities has made a great leap towards a flexible collaboration, even though it remains restricted to comparably inflexible Enterprise IT infrastructures. However, mobile users and smaller companies with largely virtual structures as well as temporarily implemented virtual structures for work beyond enterprise boundary, are facing a completely different scenario.

In this area, the typical collaboration tool is e-mail. Everybody is familiar with overflowing mail boxes, and hardly anyone manages to handle the endless amount of attachments efficiently. All things considered, e-mail is an important medium, but simply unsuitable for a great deal of tasks.

Additional chat programs and other mechanisms add to the miserable situation that more and more tools are available without really simplifying communication, just because there are to many different systems and methods. Skype chats are a nice invention, with the results being saved in a log file, but scarcely anybody will ever read these log files.

Looking at the problem with a view to what a typical mobile user working in virtual structures really needs, it becomes quite obvious that many of the standard approaches do not work. The number of users affected by this deficiency is rather large, comprising freelance consultants, small innovative companies, research groups and many others. In these scenarios, solutions requiring their own server infrastructure are the first to be out of the race, for such infrastructures need to be built up and managed by people well-acquainted with this job – who are mostly missing. Additionally, more specific problems are involved as the right bandwidth for accessing the own server, or the higher provider fees for connections providing a fixed IP address – not to mention security challenges. This means to exclude all systems like Lotus Domino or Microsoft Exchange – the latter anyway being rather a mail than a collaboration tool – from a possible selection.

E-mail alone definitely is not capable of covering this demand. WebDAV and various kinds of Internet filing tools are likewise unsuitable, alone for security reasons. So what else is on offer? Hosted Microsoft-Sharepoint solutions and other web-based collaboration infrastructures might solve the problem, but in the first place, hosting is rarely a cheap option, and the needed administration effort is considerable. Finally, this concept reaches the end of its potency for people sitting aboard a train badly missing a stable internet connection. For mobile users it is not at all a satisfying option to only work web-based. But at least, web solutions score with platform independence.

The requirements of the user group in question must be met by a tool that allows offline working – and can be used on various platforms. What these users need is a solution which by demand can also be accessed via web, particularly to integrate staff members from bigger enterprises who are involved in a common project and have to follow specific IT rules not allowing them to install a local application. The ideal solution should enable the user to exchange documents, manage calendars, maintain tasks and do other basic work – in the most simple way. If more than one computer is used, identical data should be accessible on all of them. Add some integrated chat or even VoIP functions for communication within virtual teams, and you will get a tool that supports the mobile virtual user much better than e-mail or the like.

Collaboration vendors have become aware of this demand. Collanos Workplace offered by Collanos clearly addresses this focus. Some of the needed functions as platform independence und offline capability are already implemented, others are found in the Roadmap, from VoIP integration and hosted online services to allow browser-based working, up to a simplified use on more than one computer. The whole system is characterized by a user-friendly look-and-feel. Another solution positioning itself in this market segment is Microsoft Office Groove. However, it rather represents a supplement to Microsoft Exchanger Server – thus catching up with Lotus Notes/Domino 8. And there is no platform independence.

This does not mean that e-mailing will be completely off-limits for users in question. But in many scenarios, information access will be much easier than before – and serve the large group of mobile people working in virtual structures in a more adequate way.

The author, Martin Kuppinger, is IT analyst and founder of the analyst firm Kuppinger Cole + Partner. He also works as a freelance journalist and has written more than 50 IT books in the last few years.

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Es gibt schon seit vielen Jahren etliche Ansätze für die Zusammenarbeit von Teams, die „Collaboration“, angefangen von eMails über Groupware bis hin zu Team-Portalen für das Intranet oder Chat-Lösungen. Manche davon haben sich etabliert, andere sind – bestenfalls – auf dem Weg zu etablierten Lösungen. Doch wenn man sich einmal die Herausforderung „Collaboration“ aus Anwendersicht betrachtet, wird schnell deutlich, dass noch einiges im Argen liegt.

Wer innerhalb seines Unternehmens mit anderen Personen zusammenarbeiten muss, hat es dabei noch relativ gut – zumindest wenn das Unternehmen eine feste Struktur hat und beispielsweise eine Lotus Notes/Domino-Infrastruktur anbieten kann, die ja – mit der Version 8 und den Notes-Aktivitäten – auch bei der flexiblen Kollaboration einen deutlichen Sprung gemacht hat, nur eben in relativ starren Enterprise IT-Infrastrukturen. Ganz anders ist die Situation für mobile Benutzer und für kleinere Unternehmen mit eher virtuellen Strukturen, ebenso wie für temporär angelegte virtuelle Arbeitsstrukturen über Unternehmensgrenzen hinaus.

Das typische „Collaborations“-Werkzeug ist hier eMail. Wer hat nicht schon unter übervollen eMail-Boxen gelitten? Und wer kann schon effizient mit den ganzen Attachments von Mails umgehen? Letztlich ist eMail ein wichtiges Medium, aber für viele Aufgaben schlicht nicht geeignet.

 

 

Hinzu kommt, dass man mit zusätzlichen Chat-Programmen und anderen Mechanismen immer mehr neue Tools bekommt, die im Ergebnis nicht zur Vereinfachung der Kommunikation beitragen, weil man einfach zu viele verschiedene Kommunikationssysteme und –wege hat. Skype-Chats sind zwar nett und die Ergebnisse werden auch protokolliert. Aber wer schaut schon wirklich nach, was in den Chat-Protokollen steht?

Wenn man das Thema unter dem Blickwinkel der Anforderungen des typischen mobilen Benutzers betrachtet, der in virtuellen Strukturen arbeitet, wird schnell deutlich, dass hier viele der klassischen Ansätze nicht funktionieren. Und diese Gruppe von Benutzern ist nicht klein: Der frei arbeitende Unternehmensberater, kleine und innovative Unternehmen, Forschungsverbünde und viele andere Beispiele lassen sich hier nennen.

Lösungen, die eine eigene Server-Infrastruktur erfordern, fallen hier typischerweise schon weg. Denn es gibt meist niemand, der die Infrastruktur aufbauen und verwalten könnte, von Detailproblemen wie der Bandbreite für den Zugriff auf eigene Server und die höheren Provider-Kosten für Anbindungen mit fixer IP-Adresse und Sicherheitsproblemen mal ganz abgesehen. Also eben kein Lotus Domino, kein Microsoft Exchange – das ja ohnehin mehr Mail als Collaboration ist – und auch kein anderes System aus dieser Kategorie.

eMail alleine reicht auch nicht aus. WebDAV und irgendwelche Ablagen im Internet sind auch nicht die Lösung, schon aus Gründen der Sicherheit. Was bleibt also? Gehostete Microsoft Sharepoint-Lösungen oder andere solche web-basierenden Collaborations-Infrastrukturen könnten eine Lösung sein. Aber erstens ist das Hosting selten wirklich günstig. Zweitens hat man auch hier einen gewissen administrativen Aufwand. Und drittens scheitert das Konzept spätestens dann, wenn man im Zug sitzt und keine stabilen Internet-Verbindungen hat. Für mobile Nutzer ist es keineswegs optimal, nur web-basierend zu arbeiten. Immerhin haben Web-Lösungen aber den Vorteil der Plattformunabhängigkeit.

Für die Anforderungen der betrachteten Benutzergruppe braucht man aber ein Tool, mit dem man offline arbeiten kann. Man braucht ein Werkzeug, das auf verschiedenen Plattformen einsetzbar ist. Und man braucht eine Lösung, die bei Bedarf auch über das Web erreichbar ist – und zwar vor allem, um Personen aus größeren Unternehmen einbinden zu können, mit denen man in einem Projekt zusammenarbeitet und bei denen die IT-Richtlinien die Installation einer lokalen Anwendung verbieten. Mit der Lösung sollte man Dokumente austauschen, Kalender verwalten, Tasks pflegen und andere Grundfunktionen durchführen können – und das in möglichst einfacher Weise. Und wenn man mehr als einen Rechner nutzt, sollte man doch immer auf die gleichen Daten zugreifen können. Dazu noch integrierte Chat- und vielleicht sogar VoIP-Funktionen für die Kommunikation innerhalb der virtuellen Teams, und „schon“ hat man ein Werkzeug, mit dem der mobile, virtuelle Mensch viel besser arbeiten kann als mit eMails und anderen Ansätzen.

 

 

Genau auf diesem Weg befindet sich Collanos mit seinem Collanos Workplace. Einiges ist schon da, wie die Plattformunabhängigkeit und die Offline-Fähigkeit. Anderes findet sich in der Roadmap, angefangen von der VoIP-Integration über die gehosteten Online-Dienste, mit denen man auch über den Browser arbeiten kann und eine einfachere Nutzung von mehreren Rechnern aus. Und das Ganze in einer Form, die einfach nutzbar ist. Ein anderes Tool in diesem Marktsegment ist Microsoft Office Groove, das aber eher in Ergänzung zum Microsoft Exchange Server gegen Lotus Notes/Domino 8 positioniert ist. Hier fehlt beispielsweise auch die Plattformunabhängigkeit.

Das heißt nicht, dass man in solchen Strukturen weiterhin eMails nutzen wird. Aber: Man wird viele Informationen einfacher nutzen können als bisher. Und in einer Weise, die für die große Gruppe der mobilen, in virtuellen Strukturen arbeitenden Menschen angemessen ist.

 

Über den Autor:
Martin Kuppinger ist IT-Analyst und Gründer des Analystenhauses Kuppinger Cole + Partner. Zudem arbeitet er gelegentlich als freier Journalist und hat im Laufe der Jahre mehr als 50 IT-Fachbücher verfasst.

 

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